Die Betriebsprüfung in der (Zahnarzt-)Praxis

Bei Betriebsprüfungen in der Zahnarzt- und Arztpraxis geht es dabei nicht mehr primär um steuerliche Anerkennung von Fortbildungen, Bewirtungsquittungen oder generelle Ausgaben, sondern vor allem, ob die Einnahmen vollständig erklärt worden sind. 

Im Vorfeld wird die Praxis dafür online gescannt, um herauszufinden, über welche Einnahmequellen eine Praxis überhaupt verfügt. Die relevanten Daten aus der Buchhaltung und – soweit angefordert – auch aus der Praxissoftware sind dem Prüfer auf einem Datenträger zur Verfügung zu stellen. Für die digitale Betriebsprüfung setzen die Prüfer dann eine spezielle Software (IDEA) ein. Damit lassen sich durch Lückenanalysen, Stichprobentests und Zahlenvergleiche Auffälligkeiten mühelos aufspüren.

Einmal fündig bzw. misstrauisch geworden, wird der Prüfer „tiefer graben“, um weitere Prüffelder zu identifizieren. Praxisinhaber sollten daher regelmäßig kontrollieren, ob es Abweichungen zwischen abgerechneten und gebuchten Leistungen gibt.

Betriebsprüfungen können, wie beschrieben, prinzipiell  jede Praxis treffen. Besonders scharf wird jedoch in Niedersachsen und Berlin geprüft. Relativ konziliant sind die Prüfungen in Baden-Württemberg, Bayern und Rheinland-Pfalz. 

Interessant sind für Betriebsprüfer insbesondere „große“ Praxen mit einem hohen Umsatzvolumen und einem überdurchschnittlichen Personalbestand sowie Praxen, die Umstrukturierungsprozesse (z. B. Praxisverkauf, Einbringungen, Gründung eines MVZ) vollzogen haben.

Die folgenden Beispiele sind aus aktuellen Prüfungen übernommen:

• Gebührenziffern werden hinterfragt (Prüfungsschwerpunkt: Umsatzsteuer)
• Leistungsstatistiken einzelner Behandler werden verlangt (wegen Gewerbesteuer),
• Internetauftritte werden auf nicht der Heilbehandlung dienende Angebote überprüft (Prüfungsschwerpunkt „Umsatzsteuer“)
• Materialeinkauf und Leistungserbringung werden miteinander verprobt, d. h. es kann beispielsweise ein Abgleich zwischen eingekauften Rohlingen und den erstellten Cerec-Kronen erfolgen (Prüfungsschwertpunkt „Betriebseinnahmen“)
• Elektronische Terminkalender werden z.B. nach „Botox-Partys“ durchsucht (Prüfungsschwerpunkt „Umsatzsteuer“ oder „Betriebseinnahmen“)

Bedenken Sie zudem, dass in der Regel immer zurückliegende Jahre geprüft werden (mit Ausnahme der Umsatzsteuersonderprüfung, die sich auf aktuelle Zeiträume konzentriert). Einige Finanzbehörden haben zudem spezielle Prüfer für Heilberufe ausgebildet.

Schaffen Sie mit unseren Hinweisen für den Praxisalltag die Grundlage für eine „entspannte“ Betriebsprüfung. In unserem Merkblatt zur Betriebsprüfung haben wir verschiedene Aspekte der Betriebsprüfungsprophylaxe erarbeitet, inklusive konkreter Arbeitshilfen wie Checkliste und Stornierungsformular.