Steuerfrei bei zur Freibetragsgrenze von 110 Euro
Eine begünstigte Weihnachts-/Betriebsveranstaltung liegt nur dann vor, wenn sie allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils grundsätzlich offensteht. Auf die Dauer der einzelnen Veranstaltung kommt es nicht an. Demnach können auch mehrtägige Betriebsveranstaltungen begünstigt sein, wenn Sie die Freibetragsgrenze von 110 Euro nicht überschreiten.
Dürfen auch Partner der Arbeitnehmer an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen, wäre der entfallende Kostenanteil dem betreffenden Arbeitnehmer zuzurechnen. Der Freibetrag von 110 EUR ließe sich dann nur für das Ehepaar zusammen nutzen, er verdoppelt sich nicht.
Bei maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr, an denen alle Beschäftigten teilnehmen dürfen, kann ein Freibetrag von 110 EUR (brutto) pro Arbeitnehmer und Veranstaltung genutzt werden. Lohnsteuer fällt nicht an, wenn sich die Gesamtkosten pro Arbeitnehmer in diesem Rahmen bewegen. Dazu müssen sämtliche Kosten für die Ausrichtung der Feier addiert und anschließend durch die Anzahl der teilnehmenden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer geteilt werden (z.B. Ausgaben für Speisen, Getränke, Eintrittsgelder, Raummiete, Eventmanager, Musik, Geschenke bis 60 EUR und übernommene Fahrtkosten).
Pauschalbesteuerung bei Überschreitung der Freibetragsgrenze von 110 Euro
Das Bundessozialgericht (BSG) hat am 23.4.2024 entschieden, dass die Pauschalbesteuerung mit 25 % für Aufwendungen bei Betriebsfeiern oberhalb von 110 Euro unverzüglich mit der nächsten Entgeltabrechnung durchzuführen ist. Eine spätere Anmeldung der Pauschalbesteuerung führt sozialversicherungsrechtlich dazu, dass Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile für sämtliche Sozialversicherungszweige nachzuzahlen sind. Eine steuerrechtlich andere Regelung ist lt. BSG ohne Belang.
FRIST BEACHTEN
Bisher haben die Sozialversicherungsträger eine kleine Schonfrist gewährt. Die Sozialversicherungsfreiheit blieb erhalten, wenn die Pauschalierung bis spätestens zum 28. Februar des Folgejahres (Abgabefrist der jährlichen Lohnsteuerbescheinigung) nachgeholt wurde. Bis zu diesem Zeitpunkt ist eine lohnsteuerpflichtige Behandlung von Arbeitsentgeltbestandteilen durch den Arbeitgeber noch zulässig und das Sozialrecht folgte insoweit dem Steuerrecht. Es bleibt zu hoffen, dass die Sozialversicherungsträger auch nach dem aktuellen BSG-Urteil die Billigkeitsregelung beibehalten.
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Ordentliche Dokumentation der Veranstaltung erforderlich
Für einen reibungslosen Betriebsausgabenabzug müssen die Kosten durch ordentliche Belege (Rechnungen) dokumentiert werden. Damit die Berechnung des Freibetrags nachvollziehbar ist, muss sich aus den Aufzeichnungen zum Lohnkonto ergeben, welche Ausgaben zu den Kosten der Betriebsveranstaltung gehören. Dazu muss auch die Teilnehmerzahl ordnungsgemäß dokumentiert werden.