E-Rechnung: Pflicht auch für Praxen

Sinn und Zweck des Ganzen ist es, den Umsatzsteuerbetrug in der EU zu bekämpfen sowie den Rechnungsprozess zu optimieren und zu digitalisieren (gemäß Wachstumschancengesetz, Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU). Dies gilt auch für Praxisinhabende. Ab dem 1.1.2025 müssen auch alle die E-Rechnungen ihres Depots, Labors, Energieversorgers, Softwareherstellers, Steuerberaters etc. akzeptieren und verarbeiten können. 

Diese E-Rechnungen kommen entweder direkt in ein spezielles Mail-Postfach oder stehen zum Abruf in einem Rechnungsportal bereit. 

Rechnungen müssen maschinell lesbar sein und elektronisch weiterverarbeitet werden können. Anders ausgedrückt, sie haben ein strukturiertes elektronisches Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Aktuell trifft dies auf Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung (Datev) zu. 

WICHTIG: Ein PDF ist keine E-Rechnung, sondern gilt als Papierrechnung, die z.B. per E-Mail elektronisch versendet wird. Ihr fehlt das erforderliche strukturierte elektronische Format, um eine E-Rechnung zu sein. 

NOCH WICHTIGER: Praxen sind verpflichtet, E-Rechnungen von Lieferanten und Geschäftspartnern gemäß EN 16931 zu empfangen. Nur E-Rechnungen, die in diesem Format von Ihnen gespeichert werden, berechtigen zum Vorsteuerabzug. Ob und wie nachträgliche Korrekturen von Rechnungen gehandhabt werden sollen, ist noch offen. 

1. Bitten Sie Ihren IT-Administrator, eine nicht personalisierte E-Mail-Adresse für den Empfang Ihrer Rechnungen einzurichten. Empfehlung: rechnungen@praxis-xx.de.Eine personalisierte E-Mail-Adresse von Mitarbeitenden eignet sich aus Gründen der DSGVO nicht. Sollte der oder die Mitarbeitende die Praxis verlassen, müssten Sie die personalisierte E-Mail-Adresse nämlich gem. DSGVO nach einem halben Jahr löschen und alle Geschäftspartner über den Wechsel informieren. 
2. Teilen Sie Geschäftspartnern/Lieferanten schon JETZT mit, dass Sie E-Rechnungen ab dem 1.1.2025 empfangen möchten und diese künftig an Ihre neu eingerichtete 
   zentrale Rechnungsadresse geschickt werden sollen.
3. Legen Sie fest, wer in Ihrer Praxis Zugriff auf das Postfach haben soll und stellen Sie sicher, dass Mails an Ihre Rechnungs-E-Mail-Adresse nicht im Spam-Ordner landen.

Da niemand um die Anpassung des eigenen Rechnungswesens an die E-Rechnung wirklich herumkommen wird, lohnt es sich, die mittel- und langfristigen Vorteile zu betrachten:  

• Die E-Rechnung kommt elektronisch an. Da ist es nur konsequent, wenn sie auch elektronisch geprüft, freigegeben und bezahlt wird. Das macht Prozesse in Ihrer Praxis schneller, einfacher und weniger fehleranfällig. 
• Sog. Medienbrüche, d.h. mögliche Fehleranfälligkeiten einer Rechnung, die auf dem Weg von der Erstellung am Rechner über den Druck auf Papier und dem Wieder-Einscannen entstehen könnten, werden vermieden. Zudem werden Kosten für Papier und Druck erspart und Arbeitszeit kann produktiver eingesetzt werden. 
• Über die Cloud sind Rechnungen jederzeit, automatisch und von überall abrufbar. Da kann keine Rechnung mehr übersehen werden. 

Ab 2027 müssen E-Rechnungen an Geschäftspartner oder Lieferanten auch versendet werden, wenn der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG im Jahr 2026 höher als 800.000 Euro ist. Liegt der Gesamtumsatz in 2026 unter 800.000 Euro, greift diese Pflicht erst ab dem 1.1.2028.

Für den Versand von E-Rechnungen gelten von 2025 bis 2027 Übergangsregelungen: 

• Papierrechnungen sind weiterhin erlaubt und müssen vom Rechnungsempfänger akzeptiert werden. 
• Rechnungen im PDF-Format sind nur mit Einwilligung des Empfängers 
  erlaubt. Beispiel: Der Implantat-Hersteller, dem ein Kongressvortrag 
  in Rechnung gestellt wird, muss eine Papierrechnung annehmen. Eine Rechnung im 
  PDF-Format kann er dagegen ablehnen. 
• Ausnahmen bilden Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro. Der VERSAND von E-Rechnungen an Patienten ist noch nicht geregelt!
• Zahnarzt- und Arztpraxen sind bis zum 31.12.2027 von der Pflicht zum Versand 
  von E-Rechnungen ausgenommen, da sie Rechnungen an Patienten, also an 
  Privatpersonen versenden.

Ob und wie sich die Versandpflicht ab dem 1.1.2028 für Zahnarzt- und Arztpraxen gestaltet, wird aktuell in der Politik diskutiert (Stand: September 2024). 

Erhält die Praxis bereits jetzt viele RG elektronisch, wäre es sinnvoll, Bearbeitung, Freigabe und Bezahlung auch elektronisch durchzuführen. 

Das vereinfacht und beschleunigt den Rechnungsprozess in der Praxis. Es spart dem Behandelnden und dem Team viel Arbeitszeit. 

Ohne Unternehmen online müssen die E-Rechnungen selbst gesetzeskonform abgespeichert werden und die E-Rechnungen in Portalen abgerufen werden.

Das ist umständlich, fehleranfällig und zeitaufwändig. Unternehmen online könnte da in der Summe auch günstiger sein. Eine Prüfung bei dieser Gelegenheit lohnt sich!