Betriebsveranstaltungen sind als „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“ definiert. Dazu zählen z. B. Betriebsausflüge sowie Weihnachts- und Jubiläumsfeiern für mehrere Arbeitnehmende mit 10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50- und 60-jähriger Unternehmenszugehörigkeit. Es ist auch möglich, eine Betriebsveranstaltung (nur) für eine Abteilung bzw. eine Organisationseinheit einer Praxis durchzuführen. Eine Begrenzung des Personenkreises darf sich aber nicht als Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellen. Die Veranstaltung muss grundsätzlich allen Angehörigen des Betriebs oder des Betriebsteils offenstehen.

Eine Betriebsveranstaltung liegt nach Ansicht des Fiskus ausschließlich dann vor, „wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern … zusammensetzt.“ Nehmen auch Personen teil, die nicht zu dieser Gruppe gehören, darf die Zahl dieser Personen die der Mitarbeitenden nicht übersteigen.  Ansonsten ist es nach Ansicht des Finanzamts keine Betriebsveranstaltung. 

Keine Betriebsveranstaltungen liegen unter anderem in folgenden Fällen vor:

• Jubiläumsfeiern für einzelne Arbeitnehmende, 
• Veranstaltung ausschließlich für Führungskräfte, 
• Arbeitsbesprechung oder Arbeitsessen, 
• Ehrung beim Ausscheiden einer einzelnen Person aus dem Betrieb, 
• Geburtstagsfeier für ein Teammitglied, 
• Belobigungsveranstaltung, Incentive-Veranstaltungen 
• sowie Veranstaltungen ausschließlich zur Überreichung von Geschenken.
  

Tipp:
Sog. Arbeitsessen sind keine Betriebsveranstaltungen. Darunter ist die Abgabe von Speisen und Getränken durch den Arbeitgeber an seine Arbeitnehmenden zu verstehen, die anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (z.B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung) zugewandt werden und deren Wert 60 EUR nicht überschreitet. Von einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz ist auszugehen, wenn ein innerhalb kurzer Zeit zu erledigender oder unerwarteter Arbeitsanfall zu bewältigen ist und darüber hinaus das überlassene Essen einfach und nicht aufwendig ist. Die Abgrenzung von Arbeitsessen und sog. Belohnungsessen ist fließend. Als Anhaltspunkt gilt: Steuerpflichtiger Arbeitslohn ist gegeben,

• wenn die Bewirtung der Arbeitnehmenden im Vordergrund steht, auch wenn während des Essens betriebliche Angelegenheiten besprochen werden
• Kein steuerpflichtiger Arbeitslohn liegt dagegen vor, wenn eine außergewöhnliche betriebliche Besprechung oder ein anderer außergewöhnlicher Arbeitseinsatz zur Einnahme der Mahlzeit lediglich unterbrochen wird.

Die steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen ist gesetzlich geregelt (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Demnach sind Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmenden und deren Begleitpersonen anlässlich von Betriebsveranstaltungen grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. Eine Ausnahme macht der Gesetzgeber, soweit solche Zuwendungen den Betrag von 110 EUR je Betriebsveranstaltung und Teilnehmenden nicht übersteigen. Der Betrag von 110 EUR versteht sich lohnsteuerlich seit 2015 als Freibetrag, so dass nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig ist.

Die Freibetragsbegünstigung gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Finden mehr als zwei Betriebsveranstaltungen (z.B. Betriebsausflug, Musicalbesuch und Weihnachtsfeier) statt, kann der Arbeitgeber wählen, welche er als „steuerfreie” Betriebsveranstaltungen behandeln will und welche er der Lohnbesteuerung unterwerfen möchte.

Soweit Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung zum steuerpflichtigen Arbeitslohn gehören, kann die Lohnsteuer nach den individuellen Lohnsteuer-Abzugsmerkmalen der Arbeitnehmenden oder nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG mit einem festen Pauschsteuersatz von 25 Prozent erhoben werden.

Durch eine „zeitnahe“ Pauschalierung wird zudem eine Zurechnung zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt verhindert. Zum 28.02.2025 endet die Frist für die pauschale Besteuerung von Betriebsveranstaltungen in 2024, welche den Freibetrag von 110 EUR pro Arbeitnehmer übersteigen.

Erfolgt die pauschale Besteuerung nicht bis zum 28.02.2025 – genau genommen spätestens mit der Lohnsteueranmeldung 02/2024 – entfällt die Sozialversicherung-Freiheit für die 110 EUR übersteigenden Summen, was zu einer Mehrbelastung von 40 Prozent Sozialversicherungs-Abgaben für den Arbeitgeber führt.

Daher sollten Sie sicherstellen, dass „teure“ Betriebsveranstaltungen aus 2024 pünktlich erfasst werden und Ihrer Lohnbuchhaltung die erforderlichen Unterlagen rechtzeitig zukommen lassen.

Hinweis: Die Pauschalierungsmöglichkeit bei Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen setzt – anders als der Freibetrag – nicht voraus, dass diese allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen. Der BFH hat daher jüngst entschieden, dass auch Veranstaltungen, die nur einem ausgewählten Kreis von Mitarbeitenden zugänglich sind, mit 25 Prozent pauschal versteuert werden können (Urteil v. 27.03.2024 - VI R 5/22: Vorstandsebene, Führungsebene).

Von den zu (steuerfreiem oder steuerpflichtigem) Arbeitslohn führenden Betriebsveranstaltungen sind andere Betriebsfeiern abzugrenzen, deren Kosten unter Einhaltung bestimmter Freigrenzen keinen Arbeitslohn auslösen. Darunter fallen z.B. übliche Sachleistungen des Arbeitgebers aus Anlass der Diensteinführung, eines Amts- oder Funktionswechsels, eines runden (10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50-, 60-jährigen) Jubiläums eines Teammitglieds oder der Verabschiedung eines Arbeitnehmenden. Betragen die Bruttoaufwendungen des Arbeitgebers in einem solchen Fall mehr als 110 EUR je teilnehmender Person, sind die Aufwendungen dem Arbeitslohn des geehrten Arbeitnehmenden hinzuzurechnen. Die 110 EUR-Grenze versteht sich lohnsteuerlich insoweit – anders als bei der Betriebsveranstaltung – (nur) als Freigrenze.

Beispiel: Die Bruttokosten für eine Feier aus Anlass des 30jährigen Dienstjubiläums der Praxismanagerin betragen 3.750 EUR. An der Veranstaltung nehmen 30 ausgewählte Mitarbeitende teil.

Lösung: Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind bei der Praxismanagerin 3.750 EUR als Arbeitslohn zu versteuern, denn die Grenze von 110 EUR wird überschritten. Die individuelle Besteuerung bei der Praxismanagerin kann durch eine Pauschalierung nach § 37b Abs. 2 EStG verhindert werden.

Abwandlung: Wie vorstehend, allerdings betragen die Kosten 3.000 EUR (brutto).

Lösung: Die Grenze von 110 EUR je teilnehmender Person ist nicht überschritten. Es ist kein Arbeitslohn zu erfassen.

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer. Dazu zählen vor allem die Ausgaben für:

• Speisen und Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
• Übernachtungen und Anreise (z.B. eine vom Arbeitgeber organisierte gemeinsame Busfahrt zum Feierort),
  > Tipp: Individuelle Anreisekosten einzelner Arbeitnehmer können bei einer Betriebsveranstaltung i.d.R. nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei erstattet werden.
• Musik und künstlerische Darbietungen
• Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
• Geschenke (auch wenn sie Arbeitnehmenden, die nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nachträglich überreicht werden),
• den äußeren Rahmen (Räume, Beleuchtung, Eventmanagement, Stornokosten, Trinkgelder; nicht: rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebenden, wie etwa die anteiligen Kosten bei einer Betriebsveranstaltung in seinen eigenen Räumlichkeiten) sowie
• „No-Show“-Kosten (Kosten für nicht teilnehmende Personen).
  

Erfasst werden Zuwendungen des Arbeitgebers an seine aktiven und ehemaligen Arbeitnehmenden (ggf. auch Personen im Praktikum und in Leiharbeit) sowie deren Begleitpersonen. Im Anschluss an die Pro-Kopf-Ermittlung ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag anzusetzen, allerdings ist der nicht verbrauchte Teil des Arbeitnehmenden durch die Begleitperson nutzbar.

Ob die Zuwendungen üblich sind oder nicht, spielt keine Rolle: Auch „unübliche“ Zuwendungen, etwa Geschenke, deren Wert je Person 60 EUR übersteigt, oder Zuwendungen an einzelne Arbeitnehmenden aus Anlass – nicht nur bei Gelegenheit – zählen zu den Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung.

Im ersten Schritt sind alle Kosten der Betriebsveranstaltung zu gleichen Teilen auf sämtliche anwesende Teilnehmenden aufzuteilen – welche Mitarbeitende wie viel konsumieren, ist dabei unerheblich. Im zweiten Schritt muss der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmenden zugerechnet werden. Für die Begleitperson ist also kein zusätzlicher Freibetrag von 110 EUR anzusetzen.

Beispiel 1: Zahnärztin Dr. Melchior beschäftigt zwölf Arbeitnehmer, die sie zu ihrer diesjährigen Weihnachtsfeier in ein Lokal einlädt. Dort wird ein Fünf-Gänge-Menu serviert, das inklusive Getränke 1.200 EUR kostet. Alle zwölf Mitarbeiter sagen zu und nehmen tatsächlich an der Feier teil. Die Kosten sind auf die zwölf Teilnehmer zu verteilen: Sie haben somit jeweils einen geldwerten Vorteil von 100 EUR, der den Freibetrag von je 110 EUR nicht übersteigt und daher nicht steuerpflichtig ist.

Beispiel 2: Zahnarzt Balthasar feiert ebenfalls in einem Lokal und beschäftigt zwölf Arbeitnehmer. Die Ausgaben für seine Weihnachtsfeier betragen 1.600 EUR. An der Feier nehmen zwölf Arbeitnehmende teil, von denen vier jeweils von ihrem Partner begleitet werden. Die Aufwendungen sind auf 16 Personen zu verteilen, so dass auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 100 EUR entfällt. Im zweiten Schritt ist der auf die Begleitperson entfallende geldwerte Vorteil dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Acht Arbeitnehmer haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 EUR, während er bei vier Arbeitnehmern 200 EUR beträgt. Nach Abzug des Freibetrags von 110 EUR ergibt sich für diese vier Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von je 90 EUR.

Alternativ besteht immer die Möglichkeit, vorab mit den Arbeitnehmenden zu vereinbaren, dass diese Kosten über 110 EUR oder Kosten für die Begleitpersonen selbst tragen.

Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Auf die Dauer der einzelnen Veranstaltung kommt es nicht an. Demnach können auch mehrtägige Betriebsveranstaltungen begünstigt sein.

Daraus lässt sich für Arbeitgeber, die in einem Jahr mehr als zwei Betriebsveranstaltungen durchführen, die Empfehlung ableiten, dass sie die beiden „teuersten“ Veranstaltungen auswählen sollten, für die dann der Freibetrag gilt. 

Beispiel: Arbeitgeber Dr. Sommer hat in diesem Jahr schon einen Betriebsausflug und einen Theaterbesuch mit seinen zehn Mitarbeitenden unternommen. Außerdem will er – wie jedes Jahr – im Dezember noch zu einer opulenten Weihnachtsfeier einladen. Dr. Sommer sollte prüfen, welche der drei Veranstaltungen ihn pro Teilnehmenden am wenigsten gekostet hat, und für die anderen beiden die Freibetragsregelung in Anspruch nehmen. Für die günstigste Veranstaltung kommt eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 Prozent in Betracht, weil es sich dabei um eine Betriebsveranstaltung handelt.

Reisekosten liegen ausnahmsweise vor, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb des Büros/ der Praxis (erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers) stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und der Arbeitnehmer sie selbst organisiert. Steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber sind zulässig. Das bedeutet jedoch im Umkehrschluss: Organisiert der Arbeitgeber die Reise (z. B. Shuttlebus für einen Transfer der Mitarbeiter), gehören die Reisekosten zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.

Beispiel 1: Zahnärztin Frau Winter veranstaltet einen Betriebsausflug. Für die Fahrt von der Arbeitsstätte zum Ausflugsziel organisiert sie eine gemeinsame Busfahrt. Die Kosten hierfür zählen zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.

Beispiel 2: Der Betriebsausflug beginnt mit einer ganztägigen Fahrt auf einem Fahrgastschiff. Am nächsten Tag wird die Betriebsveranstaltung am Zielort fortgesetzt. Sowohl die übernommenen Fahrtkosten als auch die Übernachtungskosten gehören zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.

Um den Betriebsausgabenabzug sicherzustellen, sollten sämtliche Veranstaltungskosten durch ordentliche Belege (Rechnungen) dokumentiert sein. Aus den Aufzeichnungen zum Lohnkonto muss sich konkret ergeben, welche Aufwendungen zu den Kosten der Betriebsveranstaltung gehören, damit die Berechnung des Freibetrags sich nachvollziehen lässt. Natürlich ist dazu auch die Anzahl der Teilnehmenden ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Download Formular "Meldung Betriebsveranstaltung"

Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden „Sachlohn“ zuwenden, sollte immer geprüft werden, ob dadurch eine Umsatzsteuerbelastung ausgelöst oder der Vorsteuerabzug aus entsprechenden Eingangsleistungen versagt wird. Der Fiskus orientiert sich auch für die Umsatzsteuer an der „lohnsteuerlichen“ Grenze, allerdings kennt das Umsatzsteuerrecht keinen Freibetrag. Hier gilt: Betragen die Kosten pro Mitarbeitenden höchstens 110 EUR, bereitet die Umsatzsteuer keine Probleme, weil das Finanzamt dann davon ausgeht, dass die Betriebsveranstaltung zu den nicht umsatzsteuerbaren Leistungen im betrieblichen Interesse gehört. Damit ist die Leistung des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmenden (in Gestalt der Betriebsveranstaltung) nicht umsatzsteuerbar. Allerdings wird ein Vorsteuerabzug aus den Kosten für Betriebsveranstaltungen wegen der überwiegend umsatzsteuerfreien Leistungen einer Zahnarztpraxis in der Regel – wenn überhaupt – trotzdem nur sehr eingeschränkt möglich sein.

Übersteigt der Betrag, der auf einzelne Arbeitnehmende entfällt, pro Veranstaltung die Grenze von 110 EUR brutto, ist von einer überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlassten unentgeltlichen Zuwendung auszugehen, die grundsätzlich Umsatzsteuer auslösen kann. Wenn bereits bei Leistungsbezug beabsichtigt war, die bezogene Leistung ausschließlich und unmittelbar für eine unentgeltliche Entnahme zu verwenden, kann kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden; in diesem Fall entfällt die Entnahmebesteuerung.