Unregelmäßigkeiten bei der Abrechnung fallen meist erst bei einer Betriebsprüfung auf. Dann müssen einzelne Rechnungen, die den falschen Umsatzsteuersatz ausweisen, einzeln herausgesucht und manuell berichtigt werden.
Außerdem tut man gut daran, die Eigenlaborstatistik regelmäßig auszudrucken und mit Blick auf die Umsatzsteuer genau zu prüfen. Warum? Einige Softwareprogramme haben eine gesonderte Statistik über sog. Verlangensleistungen (insb. Bleaching), diese Umsätze sind dann nicht in der Eigenlaborstatistik enthalten.
Noch ein Hinweis: Wurde die Umsatzsteuer fälschlicherweise nie erklärt, kann der Prüfungszeitraum bis auf 10 Jahre in die Vergangenheit ausgeweitet werden. Die nicht erklärte Steuer entwickelt sich dann zu einem echten Kostenfaktor, weil es nicht möglich ist, die Differenz zum ursprünglichen Rechnungsbetrag außerhalb der Verjährungsfristen nachzuberechnen. Schlimmstenfalls behandelt der Prüfer den Posten Umsatzsteuer sogar "wie hinterzogen" – mit den entsprechenden Sanktionen.
Dokumentation: Je detaillierter, desto besser!
Dokumentieren Sie in der Patientenkartei sorgfältig Leistungen, die auch ästhetischer Natur sein können. Gleiches gilt für iGEL-Leistungen, wenn es sich um eine medizinisch indizierte Leistung handelt und die Steuerbefreiung in Anspruch genommen wird. Da es keine bundesweit geltenden Dokumentationsrichtlinien gibt, kann die Handhabung von Finanzamt zu Finanzamt unterschiedlich ausfallen.
Ihre kostenfreie Umsatzsteuer Checkliste
Laden Sie sich hier Ihre Arbeitshilfe für den Abrechnungsalltag herunter. Sie enthält unter anderem häufige zahnärztliche Leistungen, den dazugehörigen USt-Satz und die Abrechnungsziffern.